Frågor och svar

Här har vi samlat de vanligaste frågorna och svaren för att du som leverantör snabbt ska komma igång med e-faktura.

Hur gör vi för att skicka e-faktura till er?

Det är enkelt att komma igång, e-faktura kan skickas via olika VAN-operatörer eller via ditt ekonomisystem. Här är det enklast att du först vänder dig till din befintliga systemleverantör. Vi samarbetar med InExchange som erbjuder olika lösningar beroende på ditt behov. Här kan du läsa mer och komma igång.

Stena Fastigheter erbjuder er som inte har ett affärssystem eller skickar mindre än 100 fakturor per år att skicka e-faktura kostnadsfritt via InExchange Web

Måste jag använda mig av InExchange för att skicka e-fakturor till er?

Nej, du kan skicka fakturor från valfri VAN-operatör eller affärssystem.

Hur ska en faktura märkas?

Fakturan ska märkas med kostnadsställe och beställarens namn. Vid projekt ska även projektnummer, lägenhetsnummer och aktivitet anges på fakturan. Observera att våra fakturor har referenskontroll, det vill säga ett för bolaget godkänt kostnadsställe måste anges i ett av referensfälten. Saknas godkänd referens stoppas fakturan.

Er referens: Kostnadsställe och beställarens namn
Vid projekt: Kostnadsställe-projektnummer-lägenhetsnummer-aktivitet

Vad ska en faktura innehålla?

Fullständigt namn och adress, utställare
Fullständigt namn och adress, mottagare
Utställarens momsregistreringsnummer
När affärshändelsen inträffat (Leveransdatum)
Fakturanummer (OCR-nr)
Fakturans utfärdandedatum
Fakturans förfallodatum/betalningsvillkor
Produktens omfattning/mängd/art och arbetstid (antal timmar, timpris)
Fakturatotal, brutto och netto
Momsbelopp och momssats i procent
Uppgift om F-skatt
Bankgiro, Plusgiro
Kontaktuppgifter
Vid kreditnotor krävs hänvisning till den ursprungliga fakturan
Leveransadress, lägenhetsnummer, lokal
Vid á-conto faktura (kontraktsbelopp, innehållet belopp, tidigare fakturerat samt återstående belopp).

Våra betalningsvillkor är minst 30 dagar. Expeditions- fakturerings- eller liknande avgifter accepteras inte. Ta alltid kontakt med personen som gjort beställningen hos oss om det råder osäkerhet kring fakturauppgifterna.

Varför stoppas min faktura?

Vi har referenskontroll på våra fakturor, vilket innebär att ett giltigt kostnadsställe och beställarens namn måste anges på fakturan. Om ni saknar referens vid fakturering, ber vi er kontakta beställaren alternativt söka fram referens i fakturadresser.

Det vanligaste felet är ogiltig referens, kontrollera:

att fakturan är ställd till rätt bolag.
bolagets organisationsnummer och GLN-kod.
att kostnadsstället står i ett referensfält, har fem siffror och tillhör rätt bolag.

Går det att bifoga bilagor till e-faktura?

Ja, vi stödjer bilagor till fakturor oavsett vilken fakturalösning leverantören använder. Vid frågor, vänd dig till din VAN-operatör eller systemleverantör.

Är PDF-faktura via mail och e-faktura samma sak?

Nej, PDF-faktura är en bild av en pappersfaktura som hanteras manuellt och tolkas via en skanner.
E-faktura skickas på fil och hanteras helt elektroniskt mellan olika VAN-operatörer och affärssystem.

Kan vi maila en faktura till Stena Fastigheter?

Nej, vi ser att du som leverantör skickar e-faktura.